Vous recevez trois demandes avant même votre première réunion : organiser la visite d’un nouvel embauché, programmer la reprise d’une salariée absente et retrouver la date du suivi périodique d’un collaborateur sur un autre site. Le problème n’est pas seulement de trouver un créneau. Il faut identifier le bon service, choisir le bon motif, transmettre les bons éléments et conserver une preuve exploitable.
Pour prendre rendez-vous en médecine du travail, partez toujours de la situation du salarié et non du calendrier disponible. Le service de prévention et de santé au travail, ou SPST, doit recevoir une demande suffisamment précise pour orienter le salarié vers le professionnel et le type de visite adaptés. En France, les SPST interentreprises suivent environ 18,5 millions de salariés du secteur privé et 1,5 million d’établissements. En 2024, ils ont réalisé plus de 9 millions de visites, dont environ 71 % de visites d’embauche et périodiques (bilan annuel des SPSTI).
La médecine du travail ne se résume plus à une déclaration d’aptitude. Le système actuel organise un suivi gradué, lié au poste, aux risques et aux événements du parcours professionnel. La loi du 2 août 2021 a renforcé cette logique de prévention, tandis que la réforme issue de la loi du 8 août 2016 et du décret du 27 décembre 2016 a remplacé l’ancien examen systématique par un suivi individuel différencié (texte publié sur Légifrance).
Table des matières
- Pourquoi et quand prendre rendez-vous en médecine du travail
- Qui peut demander un rendez-vous et pour quel motif
- Procédure pas à pas pour réserver un créneau
- Délais légaux et obligations à respecter
- Cas particuliers selon la situation du salarié
- Refus, report et difficultés courantes côté RH
- Synthèse opérationnelle et sources officielles
Pourquoi et quand prendre rendez-vous en médecine du travail
Une embauche est prévue sur un site, tandis qu’une salariée revient d’arrêt sur un autre. Le bon réflexe consiste à qualifier chaque demande avant d’ouvrir le portail du SPST. Un motif mal choisi peut entraîner un retour administratif, une orientation inadaptée ou un délai supplémentaire. Pour une équipe RH multi-sites, la réservation commence donc par les faits, pas par le premier créneau affiché.
Le dispositif distingue plusieurs situations :
- À l’embauche, le salarié bénéficie d’une visite d’information et de prévention, sauf si le poste relève d’un suivi individuel renforcé.
- Pendant le contrat, le suivi périodique varie selon le poste, les risques et la situation individuelle.
- Avant la reprise, la préreprise prépare le retour et l’examen des éventuels aménagements.
- Après certaines absences, la visite de reprise permet d’évaluer les conditions du retour effectif.
- À tout moment, un rendez-vous peut être sollicité lorsque la situation professionnelle ou de santé le justifie.
Le motif doit être exact dès le premier échange avec le service. Une personne encore en arrêt qui prépare son retour ne relève pas de la même démarche qu’une personne déjà revenue dans l’entreprise. Indiquez la situation de travail, la date prévue ou effective de reprise et les caractéristiques du poste. Ne transmettez pas de diagnostic médical inutile.
Réflexe de DRH : standardisez les motifs dans votre tableau de suivi : « embauche », « reprise », « préreprise », « suivi périodique » ou « demande salarié ». Vous réduirez les échanges avec le secrétariat et éviterez de traiter une situation urgente comme une visite ordinaire.
Le réseau suit un volume élevé de salariés et d’établissements. Il compte 3 935 médecins du travail, selon les données annuelles des SPSTI. Anticipez les créneaux, surtout lorsque plusieurs établissements dépendent de services différents. Après chaque appel, envoyez ou demandez une confirmation écrite.
Enfin, écrivez, datez et tracez chaque étape : motif retenu, demande adressée, pièces transmises, réponse du SPST et rendez-vous obtenu. Cette chronologie permet de reprendre rapidement un dossier contesté ou bloqué.
Qui peut demander un rendez-vous et pour quel motif
Une nouvelle embauche arrive sur un poste exposé, un salarié prépare son retour après un arrêt, ou une collaboratrice demande un aménagement. Ces situations ne se réservent pas avec le même motif ni auprès du même interlocuteur. Pour éviter les allers-retours avec le SPST, partez de la situation réelle du salarié et de son poste.
Plusieurs acteurs peuvent déclencher une visite. L’employeur organise les rendez-vous prévus par le suivi du salarié. Le salarié peut demander un examen à tout moment. Le médecin du travail peut convoquer le travailleur s’il le juge nécessaire. Le CSE peut également signaler une difficulté relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.
À l’embauche, l’employeur transmet les informations sur le poste et l’affectation. Pour une reprise, il indique la date effective du retour et la nature de l’absence. La préreprise relève du salarié ou d’un professionnel habilité dans le cadre de l’arrêt. Elle sert à préparer le retour, pas à contrôler le salarié.
| Motif de la visite en médecine du travail | Demandeur autorisé | Base légale | Pièce justificative |
|---|---|---|---|
| Visite d’information et de prévention à l’embauche | Employeur | Article R.4624-10 du Code du travail | Fiche de poste, identité du salarié, date de prise de fonction |
| Suivi périodique | Employeur, SPST selon l’organisation du suivi | Dispositions du suivi individuel du Code du travail | Fiche de poste actualisée, informations sur l’exposition |
| Visite de reprise | Employeur, après l’absence concernée | Article R.4624-32 du Code du travail | Date de reprise, attestation employeur, éléments administratifs de l’arrêt |
| Visite de préreprise | Salarié, médecin traitant ou médecin-conseil selon la situation | Dispositions relatives à la préreprise | Demande du salarié, certificat ou éléments médicaux utiles, sans diagnostic transmis à l’employeur |
| Visite à la demande du salarié | Salarié | Article L.4624-1 du Code du travail | Motif professionnel exprimé, sans justification médicale détaillée à l’employeur |
| Visite à la demande de l’employeur | Employeur | Article L.4624-1 | Courrier de saisine, fiche de poste, contexte de prévention |
| Visite à l’initiative du médecin du travail ou signalement du CSE | Médecin du travail, CSE dans son champ de compétence | Code du travail et règles de prévention | Éléments de risque, signalement écrit, compte rendu d’échange |
Un poste présentant des risques particuliers relève du suivi individuel renforcé. La visite d’aptitude remplace alors la visite d’information et de prévention et doit être organisée avant l’embauche, en principe par le médecin du travail. Consultez les règles applicables au suivi renforcé, notamment l’article R.4624-22 du Code du travail. La fiche de poste et l’exposition réelle déterminent l’orientation. Une RH multi-sites ne doit donc pas appliquer le même circuit à toutes les embauches.
Le salarié peut contacter directement le SPST pour parler de ses conditions de travail ou d’un aménagement. L’employeur ne reçoit pas le contenu médical de la consultation. Il organise seulement la libération du salarié lorsque le rendez-vous se tient sur le temps de travail. Consignez le motif administratif et la date de la demande, sans recueillir de diagnostic inutile.
Procédure pas à pas pour réserver un créneau
Une réservation fiable suit six étapes. Les RH multi-sites doivent les appliquer de manière identique, même si chaque établissement utilise un portail ou un interlocuteur différent.
1. Identifier le SPST compétent
Commencez par la convention d’adhésion de l’établissement, le numéro d’adhérent et les coordonnées affichées dans l’entreprise. Ne vous fiez pas uniquement au nom d’un ancien médecin ou à un annuaire interne qui n’a pas été actualisé. Pour une entreprise multi-sites, tenez une fiche par établissement, avec le SIRET, le SPST rattaché et le canal de réservation accepté.
2. Choisir le canal adapté
Le salarié ou l’employeur peut contacter le service par téléphone, e-mail, formulaire en ligne ou accueil. Les portails utilisés par certains services, comme Padoa, SmartRH ou Medtra, ne remplacent pas la vérification du motif. Si le portail ne propose aucun créneau, envoyez aussi une demande écrite au secrétariat médical.
3. Préparer les pièces
Pour une embauche, joignez la fiche de poste et les éléments d’affectation. Pour une reprise, indiquez la date de reprise effective et transmettez l’attestation employeur ou l’avis d’arrêt utile au traitement administratif. Pour une préreprise, le salarié doit fournir les éléments médicaux qu’il choisit de communiquer au professionnel de santé, mais l’employeur ne doit pas demander le diagnostic.
Pour un poste à risques particuliers, préparez la fiche d’exposition. Le médecin du travail doit disposer d’une description fidèle des contraintes, des produits, des équipements et de l’organisation du travail. Une fiche de poste générique ne suffit pas lorsque le salarié est exposé à des risques spécifiques.
4. Confirmer la disponibilité
Avant de valider le créneau, vérifiez l’adresse du centre, le site concerné, les horaires et la disponibilité réelle du salarié. Une convocation envoyée à une ancienne adresse ou pour un établissement différent crée une absence difficile à justifier.
5. Exiger une convocation écrite
Conservez la convocation avec la date, l’heure, le lieu, le motif et l’identité du salarié. Si le SPST confirme uniquement par téléphone, demandez un e-mail récapitulatif. Le salarié doit être informé suffisamment clairement pour se présenter, et l’employeur doit pouvoir prouver qu’il a organisé la visite.
6. Archiver la demande et le résultat
Classez l’e-mail initial, les pièces transmises, la convocation et les éventuels reports dans le dossier RH sécurisé. Pour structurer la rédaction des courriers et formulaires associés, vous pouvez utiliser une ressource dédiée comme inscription séance 45 minutes, puis adapter le contenu aux exigences du SPST. Pour les documents RH plus sensibles, centralisez aussi les versions dans un espace de travail documenté, notamment via la rédaction de documents RH.
Modèle d’e-mail :
Objet : Demande de rendez-vous santé au travail, [motif], [établissement]
Bonjour, Pour l’établissement situé à [adresse], SIRET [numéro], adhérent sous le numéro [numéro], nous sollicitons un rendez-vous pour [nom, prénom], salarié affecté au poste de [intitulé].
Motif codifié : [embauche, reprise, préreprise, suivi périodique ou demande à l’initiative du salarié].
Date de prise de fonction ou de reprise : [date].
Contrainte calendaire : [date ou période à respecter].
Vous trouverez en pièces jointes [fiche de poste, attestation employeur, fiche d’exposition ou autre élément utile].
Merci de nous confirmer le créneau, le lieu et les documents complémentaires nécessaires.
Cordialement.
Délais légaux et obligations à respecter
Un créneau indisponible sur le portail du SPST ne suspend pas vos obligations. Dès qu’une échéance se rapproche, envoyez la demande, relancez par écrit et archivez les échanges montrant l’absence de créneau. Cette traçabilité protège l’employeur et permet d’escalader rapidement auprès du service de prévention et de santé au travail.
Pour une nouvelle embauche, la visite d’information et de prévention intervient dans un délai de 3 mois à compter de la prise de fonction effective, conformément aux règles ministérielles sur les visites médicales. Le professionnel qui reçoit le salarié n’est pas nécessairement le médecin du travail. Pour un poste soumis au suivi individuel renforcé, l’examen médical d’aptitude doit avoir lieu avant l’embauche, selon les règles applicables à cette catégorie.
| Type de visite | Délai légal | Déclencheur | Obligation RH |
|---|---|---|---|
| Visite d’information et de prévention | Dans les 3 mois suivant la prise de fonction effective | Embauche | Saisir le SPST, informer le salarié et libérer le temps nécessaire |
| Suivi individuel renforcé | Avant l’embauche, puis selon la périodicité applicable | Poste à risques particuliers | Transmettre la fiche de poste et les expositions réelles |
| Visite de reprise | Dans les 8 jours suivant la reprise effective | Retour après les absences prévues par le Code du travail | Organiser la visite et communiquer la date de reprise |
| Second examen médical lorsqu’il est requis | Dans les 15 jours suivant le premier examen | Procédure médicale d’inaptitude | Conserver les convocations et respecter la chronologie médicale |
| Visite de préreprise | Pendant l’arrêt, lorsque la préparation du retour le justifie | Salarié ou professionnel habilité | Faciliter la démarche sans exiger le contenu médical |
| Visite à la demande | Dès que la situation le justifie | Salarié, employeur ou médecin du travail | Traiter la demande sans mesure défavorable contre le salarié |
La visite de reprise intervient notamment après un congé de maternité, une absence pour maladie professionnelle, une absence d’au moins 30 jours pour accident du travail, ou une absence d’au moins 60 jours pour maladie ou accident non professionnel, selon l’article R.4624-32 du Code du travail. Pour les arrêts délivrés depuis le 15 juin 2026, la fiche Service-Public sur la visite de reprise précise qu’elle n’est pas requise si une préreprise a eu lieu dans les 30 jours précédant la reprise et si le médecin du travail a conclu à l’absence de besoin d’aménagement.
Le temps de visite est pris sur les heures de travail sans retenue de salaire. S’il ne peut pas être réalisé pendant ces heures, il est rémunéré comme du temps de travail effectif. Affichez les coordonnées du SPST et inscrivez chaque échéance dans le calendrier social, site par site.
Contrôlez aussi la convention collective applicable avant de fixer votre procédure interne. Le comparateur de conventions collectives aide à identifier les dispositions à vérifier, notamment lorsque plusieurs établissements relèvent de textes différents.
Cas particuliers selon la situation du salarié
Nouvelle embauche
Pour un poste sans risque particulier, programmez la visite d’information et de prévention dans les 3 mois suivant la prise de fonction effective. Le salarié peut être reçu par un professionnel de santé habilité du SPST, sans rendez-vous obligatoire avec le médecin du travail. Transmettez dès la demande son identité, le poste occupé, la date d’arrivée et une fiche de poste exploitable.
Le poste relève-t-il du suivi individuel renforcé ? Réservez alors un examen médical d’aptitude, et non une simple visite d’information et de prévention. Évitez la case « poste à risques » sans explication. Décrivez les expositions, les horaires et les équipements utilisés, puis joignez la fiche correspondante. Le SPST pourra ainsi orienter le salarié vers le bon examen dès le premier échange.
Suivi périodique
Le portail du SPST ne remplace pas le contrôle RH. À chaque échéance, vérifiez que le poste, les horaires et les expositions correspondent toujours à la situation réelle. Une mutation vers un autre établissement, un passage au travail de nuit ou l’apparition d’une nouvelle exposition peut modifier le suivi applicable.
Demandez au SPST le calendrier retenu pour chaque établissement. Archivez la convocation et l’attestation remise après la visite. Si le salarié change de fonction, envoyez une fiche de poste actualisée. Une ancienne fiche peut conduire le service à programmer un suivi inadapté.
Visite de préreprise
La préreprise se prépare pendant l’arrêt, avant le retour effectif. Le salarié peut la demander, ou elle peut être organisée à l’initiative d’un professionnel compétent dans le cadre du suivi de l’arrêt. Côté RH, signalez rapidement toute difficulté durable de maintien dans l’emploi. Attendre la reprise réduit les possibilités d’aménagement.
Le salarié transmet directement au professionnel de santé le certificat et les éléments médicaux utiles. L’employeur fournit les informations opérationnelles : contenu du poste, contraintes d’organisation, horaires et aménagements envisageables. Ne demandez jamais le diagnostic. Le médecin du travail peut ensuite formuler des préconisations pour préparer la reprise ou examiner un reclassement.
Visite de reprise
À réception de l’arrêt, créez une alerte RH avec le motif d’absence, le site concerné et une tâche de vérification à la date prévisible de retour. Actualisez cette alerte à chaque prolongation. Dès que la date effective est connue, saisissez le SPST afin d’obtenir une visite dans les 8 jours suivant la reprise.
Pour déterminer si la visite s’impose, reportez-vous à l’article R.4624-32 plutôt que de recopier les seuils dans chaque procédure interne. Le dispositif concerne notamment les retours après congé de maternité, maladie professionnelle, accident du travail ou maladie et accident non professionnels. En cas de retour avancé, transmettez immédiatement la nouvelle date. Si la reprise est repoussée, informez le SPST et conservez la nouvelle échéance dans le dossier.
Joignez l’attestation employeur, la date de reprise et la fiche de poste à jour. Dans une organisation multi-sites, faites apparaître le SIRET et l’adresse du lieu de travail dès la demande. Cette vérification évite les convocations adressées au mauvais établissement.
Inaptitude et reclassement
Une inaptitude engage une procédure précise. Respectez la chronologie des examens, conservez les avis écrits et analysez les possibilités de reclassement à partir des restrictions formulées. Pour chaque poste envisagé, transmettez au médecin du travail la description réelle des tâches, les horaires et les contraintes de l’entreprise.
Le CSE intervient dans le reclassement lorsque les conditions légales l’exigent. Archivez les recherches effectuées, les échanges avec le médecin du travail et les propositions adressées au salarié. Un avis d’inaptitude peut être contesté devant le conseil de prud’hommes, dans les conditions prévues pour le contentieux des avis médicaux.
Suivi individuel renforcé
Le suivi renforcé vise les postes exposant la santé ou la sécurité à des risques particuliers. Il peut aussi concerner certains travailleurs, notamment les travailleurs de nuit, les salariés en situation de handicap, les moins de 18 ans, ainsi que les personnes exposées aux rayonnements ionisants ou à l’amiante.
L’intitulé du poste ne suffit pas. Transmettez la fiche d’exposition, les horaires et les équipements utilisés. La périodicité maximale d’un an impose un calendrier distinct du suivi ordinaire. Centralisez ce calendrier par établissement pour éviter qu’une mobilité interne ou un changement d’affectation ne fasse manquer une échéance.
Refus, report et difficultés courantes côté RH
Un SPST propose un rendez-vous tardif, un salarié ne se présente pas, ou une reprise est signalée après le retour effectif. Dans chacun de ces cas, votre priorité est la même : écrire, dater et tracer. Un appel peut débloquer la situation, mais il ne remplace pas une demande formelle.
Si le service annonce une saturation, demandez un créneau, une confirmation écrite de l’indisponibilité et les solutions proposées. Vérifiez aussi que le service est bien celui auquel l’établissement est rattaché. En cas de carence manifeste, adressez-vous à la DREETS compétente après avoir documenté les relances.
Script de relance téléphonique : « Bonjour, je vous appelle pour le dossier de [nom], établissement [SIRET], demande envoyée le [date], motif [motif]. L’échéance applicable est [date]. Pouvez-vous me confirmer le premier créneau disponible et m’adresser immédiatement une confirmation écrite ? »
Modèle de relance :
Objet : Relance urgente, rendez-vous santé au travail, [salarié]
Bonjour, Notre demande du [date] concernant [motif] reste sans créneau confirmé. La date de reprise ou l’échéance applicable est [date]. Merci de nous proposer un rendez-vous ou de nous confirmer par écrit l’indisponibilité du service et la solution retenue.
Cordialement.
Un salarié ne doit subir aucune mesure défavorable parce qu’il a sollicité la médecine du travail. S’il refuse une convocation, demandez-lui une explication écrite, rappelez l’obligation de se présenter et proposez une nouvelle organisation sans pression inutile. Documentez aussi les absences injustifiées, car l’employeur doit démontrer qu’il a organisé la visite et informé le salarié.
L’absence répétée d’organisation peut engager la responsabilité de l’employeur. En cas d’inaptitude, associez le CSE lorsque la procédure le prévoit et préparez la recherche de reclassement. Pour sécuriser la chronologie d’une procédure RH connexe, un audit de convocation à l’entretien préalable peut aider à repérer les incohérences documentaires.
Synthèse opérationnelle et sources officielles
Pour chaque établissement, l’équipe RH doit pouvoir répondre à trois questions : quel motif déclenche le rendez-vous, quel canal utiliser et quelle preuve conserver. Le mémo tient en une checklist opérationnelle :
| Contrôle | À vérifier |
|---|---|
| Situations | Embauche, suivi périodique, reprise, préreprise, demande du salarié, demande de l’employeur ou initiative du médecin du travail, avec le CSE dans son champ de compétence |
| Réservation | Téléphone, e-mail et portail ou formulaire du SPST |
| Blocage | Rattachement du service, date de demande, accusé de réception et confirmation du créneau |
Cette grille évite de traiter de la même manière une embauche et une reprise. Elle facilite aussi le suivi des dossiers lorsque plusieurs établissements dépendent de SPST différents.
Pour les règles applicables, consultez les articles R.4624-10 à R.4624-26 du Code du travail sur Légifrance, ainsi que la Fiche Service-Public sur la visite d’information et de prévention et le Rapport ministériel sur l’aptitude et la médecine du travail. La fiche Service-Public sur la visite de reprise et les questions-réponses du ministère du Travail sur le suivi de l’état de santé des salariés sont déjà citées dans les parties consacrées aux délais et aux situations particulières.
Pour la préreprise, vérifiez la circulaire DGT 2017/18 et sa version applicable auprès du ministère du Travail. Pour l’inaptitude, contrôlez la jurisprudence de la chambre sociale, notamment l’arrêt du 28 février 2002, n° 00-13.172, dans la base officielle de la Cour de cassation.
Archivez les demandes, réponses et convocations. Laboris peut aider à contrôler les échéances et structurer une chronologie traçable.